时间管理
在开篇的时候,我想先纠正一下时间管理的概念!因为大部分人对于时间管理的概念都有些误解了!
就像一句话说的好,选择大于努力,如果没有选择对,那么累死也是白搭。我想告诉读者朋友,有时,你需要的不是怎么把事情做的更快,而是怎么正确的做更少的事情。但是很多学习实践管理的朋友,急于求成,于是就仅仅学习一些表面的套路,也起不了多大的作用。
所以我给自己的时间管理分为了两个篇章,一是战略篇。教你如何正确的做的更少。二是战术篇,此篇才是教你如何做的更快,更高效。
首先来谈谈,时间管理战略篇:
本质上来说:正确的去做更少的事还能保证自己达成目标。例如:你想要买一件衣服,如果你想要用最少的时间买到自己满意的衣服,首先你第一步需要做的是清楚你筛选衣服的条件,而不是立即开始快速的逛街和淘宝,那样的话,反而你会因为“珍惜时间”而浪费的更多的时间。
在时间管理战略篇,我们需要把握的关键点有3点,
第一,防火、播种
1、“防火”:是找到重要不紧急的事情去做,防止变成火灾。例如:你为了珍惜时间工作学习,而忽视了锻炼,等到最后生病了的时候,才知道身体是革命的本钱。2、“播种”,一句老话说的好,如果提前不播种,就不要想着去收获。但是在现实生活中,很多人都做着不播种就想收获的事情!例如:不维护与朋友的关系,关键时刻求人帮忙。
第二,情绪控制。
情绪的失控会让自己重现一些了的恶性循环的效应出现,就比如说:今天心情不好,所以不想学习了!那么你有再多的时间管理的技巧也没有什么作用!
第三,不丢三落四
不丢三落四,一个小小的细节,小小的东西没有带上可能就会让你的整个工程都受到影响。甚至给你带来一些列的连带问题。例如:下楼抽烟,突然发现火机没带,白跑一趟。
在实施时间管理战略篇的时候,如何才能让我们更加正确的做最少的事情那?
1、产能产出平衡:生活需要保持平衡,才能够更好的前行。能量平衡,工作与生活平衡,睡眠、锻炼平衡等等。
2、以终为始:明确自己的终点,才不会让自己走错了。拥有大局观的人,才不会迷惑。如果你都不知道自己前行的路,你可能就会一直在打转。
3、要事第一:把真正重要的事放在前面,在一天最早的时间内完成它。找到重要不紧急的事情去做,第一时间去完成它。如果你觉得早上没有时间,那么就起早一点。做到要事第一,事情的重要性大于紧急性大于渴求性,最先吃掉那支最丑的青蛙,而不是你最先做你最渴望&最心急的事情。这也是牛逼和傻逼的区别。思维盲点:拖延症,知道却不想做:这个词是时间管理最大的敌人。
4、选择大于努力:如何才能做的更少。例如:选对客户。
5、舍得:懂得舍弃,才能等到更多。只有懂得舍弃,才能做的更少。鱼和熊掌,同一时间不可兼得。但是很多人却不知道这个道理,依旧不断的犯错。例如:他们渴望同一时间学会多种能力。就是非常傻的行为。
这里有一些简单的方法,来帮助大家。
1、寻找防火的事情
什么是防火的事情?重要不紧急的事,解释:事情非常重要,但你感觉现在就做、过两天在做、过一个月做,都没有什么影响。例如:学习、运动、人际关系情感投资等等。
方法层面:
1、经常跳出来,去透过表相看清本质。
收集、总结、记录你一天做的所有事情!!去分析每一件事情背后的逻辑,为什么会发生?是不是忽视了什么基本的原则而导致的?看看那些事情是在救火!例如:中午饭没有吃好,而导致自己一下午没有精神!
2、做自己应该做的事,而不是喜欢做的事。
例如:秉持生理大部分成年人,正常作息,一天7小时足以,睡好了就应该醒来,但是却渴望继续睡觉。这个时候,你就应该保持警觉了。
时间管理战术篇:
我更多的会通过一些方法和技巧,来教大家如何做的更快。但是这里有一个悖论,就是所有的方法和技巧,在大概率的条件下,他们是正确的!但是特殊情况下他们一定是不能盲目的照搬。
时间管理的本质是什么?
在说到时间管理的技巧和方法之前,先给大家谈谈时间管理的本质:“注意力”。因为如果你不知道这一点的话,你会在追求时间管理的套路、方法、技巧的使用中,而迷失了自我。因为所有的时间管理的套路,都是为了能够能够管住你的注意力。
所以我们需要从三个方面,共同发力,才能有奇效!
时间管理一定是需要从能量、专注、计划、三个维度共同去构建,单纯的一个维度起到作用也是非常微小的,只要是自己的效率不高,我就可以从这三个维度去反思。
第一、能量
如果你每天不能睡个好觉,不能保持旺盛的精力,你还谈什么高效工作?所以你只需要去监控睡眠值、温度值、饮水值、血糖值、锻炼值,这五个指数就能看出来自己的身体状况怎么样。例如:养成早期早睡的习惯。切忌:吃的太油或者过饱!或者傻傻的认为不饿不渴就没事。有的时候,生病是因为温度没有控制好。熬夜学习,第二天没有精神,最后形成恶性循环。
第二、专注
他需要你从两方面入手,才能保持专注,首先你需要内心平静,才能真正的静下来。然后才是环境的安静。你可以带一个耳机听轻音乐来帮助你更好的专注下来。
你需要秉持注意力>时间>金钱的原则,能用金钱买来的时间就是最划算的,例如:叫个跑腿的,为自己剩下时间。能有时间换取的注意力就是最赚的。例如:别人打扰到你专注了,你就需要用时间去说服他来换取自己的注意力!
同时要懂得使用工具帮助自己专注,
第三、制定计划
有三个关键点,你需要把握!目标、方法、行动。这要满足着三个要素,你的计划才能发挥出最大的功效。
1、SMART目标先行
没有目标,有在多的事情都会显得“懵逼”!如果没有目标,再多的技巧都会显得很傻逼。做事之前必须要有一个情绪SMART目标,让自己大脑里无时无刻都充满着一个SMRAT目标,就可以起到从思维层面去控制自己的行为。就像当人不知道该干些什么的时候,“懒惰”就会引导自己去放纵。(如何制定SMRAT目标上网自己查找)
2、寻找方法,为自己做的事情,多去寻找一些方法,想法设法的去寻找有效的方法
3、然后立即开始行动。
最后一个小建议:高效的工作学习,要懂得使用工具
一句话说的好,君子性非异也,善假于物也。有工具不用是傻逼。用好一个好的工具,会让人的效率高效百倍。例如:百度工具,生活中80%的问题,百度上都有答案。。例如:番茄钟,帮助自己专注和警惕!
总而言之, 我一直信奉这么一个观点,为了知道这么道理,却依旧过不好这一生?因为你知道的道理,并没有成为习惯。人的日常行为中有95%都是习惯行为,如果你过去的习惯行为不改变,你学习在多,也只不过是自我安慰而已。(关于如何养成养成习惯,我也有文章哦。)
时间管理到底是管什么
什么是四象限法则?著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。这就是关于时间管理的“四象限法则”。
一、时间管理四象限法则
四个象限的具体说明:
1、第一象限是重要又急迫的事。
举例:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。
该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。
2、第二象限是重要但不紧急的事。
案例:主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。
荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。
这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。
3、第三象限是紧急但不重要的事。
举例:电话、会议、突来访客都属于这一类。
表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。
4、第四象限属于不紧急也不重要的事。
举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。
二、时间管理四象限法则的区别:
在时间管理上有个概念叫做"四象限法则"。一个人的工作可以分为四种类型:重要且紧急(第一象限)、重要不紧急(第二象限)、紧急不重要(第三象限)、不紧急不重要(第四象限)。
第一象限:这个没得说,无论从重要性还是从紧迫性上来看,都必须马上搞定,比如产品临近上线前出现了比较严重的问题,这时候的当务之急自然是尽快解决这个问题,以保证产品的如期上线;再比如,重要的事情前期准备不足或者一拖再拖,直到临近deadline,这个时候原本"重要不紧急"的事情就变成了"重要且紧急"的`事情,而很多时候,这一象限的工作也正是由第二象限转变过来的。
第二象限:这个象限的工作虽然不紧迫,但却很重要,这里的工作能否做好,决定了会否有更多的工作从这里转移到第一象限。做好这个象限的工作,就能减少其向第一象限的转移;反之,荒废这个区域则将使第一象限的工作量不断被扩大,从而陷入不断救火的泥沼。因此,这里是四个象限中最关键的区域。
第三象限:不重要但比较紧急的事情,这一象限的工作往往具有很大的欺骗性,因为按照我们常人的思维,紧迫往往会跟重要联系在一起,当一件事情很紧迫的时候,潜意识里它肯定也是重要的。但实际并非如此,比如,当你正在专心处理工作时,有人来问你问题,这个时候其实你就是被这个象限的事件打断了,这种事情对你来说也许并不重要,但是碍于情面,往往又不得不做。
第四象限:不重要也不紧急的事情,显然,诸如刷朋友圈、逛论坛这样的事情都属于这个象限,这类事情,可以选择不做,也可以放到碎片化的时间来做,比如吃饭排队的时候,坐公交的时候。
拓展阅读
如何正确运用四象限法则
关于“四象限”的世界观,基本已经介绍完毕。但是,更重要的在于“四象限”的方法论。即,正确运用。这里,阐述两个重点方针:
其一:时间分配
四象限法则基于两个维度:事项和时间。事项性质会随着时间推移,发生变化。故而,做好四象限事务的时间分配,就成为了一种关键。
四个象限的时间分配,一般可以确定的比例是:20:50:25:5。根据“二八定律”原则,20%的事项起到决定性作用,80%的事项,起到的是辅助性作用。如此而推进,要保障第一象限有足够的时间发挥,办成更加重要的事情,故而,确保有“20%”的关键性事务稳定在第一象限。第二、三象限分担更多的日常性、重要性事务,确保事项有序推进。
其二:处理原则
四象限处理原则,这一点是重中之重。
第一象限:马上做。此项工作,具有一定的紧迫性,要求集中一切力量,解决主要矛盾。
第二象限:计划做。此项工作,重要不紧急,需要切实将其放在一定重要的位置,按照时间计划逐项、逐点落实,确保为后续的工作提供充足时间。
第三象限:授权做。此项工作,不重要但紧急。要从此种状态中摆脱出来,授权别人去做,减少自身压力,把“猴子”仍在别人身上。
第四象限:减少做。此项工作,纯粹是消磨时间。适当在这种状态中休息一下即可,不需要过度沉迷其中。
时间管理本质是解决是每日每人时间、精力有限而使用的提高工作效率的技能。时间管理简单说是高效的分配个人每天的24小时,扣除睡眠的时间,平均每日可控的时间是18个小时左右。时间管理的工具有很多,比如GTD系统。
GTD(Getting things Done,“把事儿做完”)的概念是由美国的David Allen (戴维·艾伦)在书中提出的,GTD系统是他总结自己在美国及各国际机构中咨询培训的经验,作为一位拥有30年的咨询、培训和教练引导技能的培训引导师,时间管理的核心概念是“管理你的心智,而不是你的时间”。
GTD系统主要通过下面的5个步骤来实现时间管理。
搜集,把任何需要大脑注意力的事项用一个收件箱,笔记本,录音笔或其他记录设备100%的完全记录下来,这些待办事项可以是大事、小事、私事、公事,手头上需要管理的项目等。然后进入下一个步骤来处理这些事项。处理,对于第一步列的事项做一个细分,细分的条件是:这事项目前有执行的可能么?如果答案为“否”,放弃它或将把它存档以便查询;如果答案为“是”,找到接下最需要做的行动是什么。如果花的时间少于两分钟,那么马上就去做;如果超过两分钟,委托别人完成,或者把它延期到下一个待办清单事项完成后行动。组织,把类似的事情放在一个行动清单里提醒自己一起完成,比如要打的电话清单,需要外出办理的差事,需要寄出的电子邮件等。
回顾,时常会看您的清单以确保你在做该做的行动,每周更新你的清单,确保大脑中的事项被记录和清单保持清洁高效。执行,用上面的系统充满信心的做出最恰当的行动,保持热情。GTD时间管理系统现已成为世界公认的高效的时间管理工具,此工具能充分高效的管理生活和工作的时间安排。
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