日程表和组织什么意思

日程表是根据日期安排活动顺序及内容的表格。可以用日程表来调理日常生活。

从时间管理方法来说，日程大概分为五类：收集、整理、组织、回顾、执行。如果你肯花点时间去阅读那些能够提升你规划时间的能力的技巧，那将带给你很大的回报。比如说：减少你对于工作完成日期的拖延，你也不用再对那些任务唯恐避之不及。令你的工作和能力更容易也更快得到评估。你将不必担心完成任务的截止期限。你将有更高的工作效率。

文秘如何做好出差日程安排

制定日程表，并严格实施，可以大大简化你的工作，提高你的工作效率。

那么，日程表与计划有什么不同呢？计划是指对工作的日期安排，而日程表是指每天怎样具体地落实计划，也就是所谓的逐日的计划。

制定日程表的最简单的方法，是毫无遗落地把当天一定要干的工作写在表上，然后把日程表放在桌上，干完了一件工作，就在表上画个勾。当然，这种方法应该说是一种比较原始的方法了。一般说来，制定一个有效的日程表须包括下面几个过程：

1．制定一天的日程安排以重要活动为中心

有些活动是事件的关键，或者说是具有战略意义的重要活动，因此进行工作时应以这样的活动为中心。

例如，出差时，尽管有许多必须要干的工作和必须要会见的人，但首先应该解决中心工作。考虑到意料不到的事情等因素，除做必须的工作之外，日程表上还应有充裕的准备时间和机动时间。但这并不是最重要的，时刻记住你出差的目的，对于这个中心任务来说，其他的事情全是次要的。

2．定位该做的工作

这包括：把一些工作分配给他人；挑出在这一天内必须做完，且不太好做的工作。

3．归纳有联系的工作

把相互关联的琐事归纳到一起，会使工作有节奏，这么做，能够节省协助你工作的人们的时间，而目你自己也可以不间断地连续利用所需的工具和其他助手。

例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量约定好时间，尽可能地连续会见来访者；将必须阅读的材料，集中到一起快速过目，等等。

4．工作适应能量曲线

能量曲线因人而异，因此要利用精力最充沛的那段时间从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。如果你认为你的精力在上午最为充沛，最适合会见客户，那么也可以把它们安排在上午。

相反，被动的工作或不那么重要的工作，就不必占用这种宝贵的时间了。可以把它们安排在你有些疲惫，工作效率减退时进行。

5．留出足够的时间工作

为了提高工作效率，有时可以制定一些多少有些勉强、有些紧张的日程表。但是，如果自己所接受的任务重要且必须完成，那么为了保证成功，就必须留出足够的时间，不要勉强，如果非要求自己在一小时内干完两小时才能完成的工作，那么日程表等于是作废了。

6．不干日程表中没有的事

这种情况你会时常遇到：比如说你正在干着某一件事，突然想起要打个电话，或者想要叫某人来吩咐一件事情，但是如果真的打电话或者找人来谈话，可能就要影响你预定要完成的工作。这时，如果打电话或找人谈话不是非常紧急、必须马上做的，就暂且放下，先把日程表内安排的工作做完。

再比如，在工作中，有时你的头脑中冒出一个新颖的想法，或者突然想查点什么东西。如果这些想法与目前手里所从事的工作有关联，那么可以去做，但如果没关联，请不要再想下去，而是先把它们记在备忘录上。

7．节约会面时间

在会见来访者或自己出访时，要特别注意节约会面时间。要随时注意掌握谈话的内容与速度，要避免废话，尽快把话题引到正题上来。

对于意外的来客，如果你怎么也腾不出时间，你要有礼貌地拒绝他，请他回去并再约一个对两人都合适的时间来会面。

8．其他注意事项

制定日程表时，还应注意如下问题：

（1）先试着制订一个包括全部工作计划的非正式日程表，考虑一下要做完全部工作需要花多少时间。

（2）明确预约好必须会面的人员。

（3）大事和麻烦事安排在星期一或星期二上午做，此时一周刚开始，精神饱满，而且时间上也充裕。

（4）要与他人一起完成的工作，尽量安排在这一天中的前一段时间来完成它。以免晚了见不到对方，耽误工作。

（5）如能把性质相同的工作连起来做，就可以节约许多准备时间，也可以省去那些不必要的来回奔跑的时间。

（6）日程表中要有休息的时间。另外，做复杂的工作时，可以插入做一些放松的活动。

（7）一天结束时，可以用10分钟时间研究一下第二天的日程，让自己的头脑中对第二天的工作顺序事先有一个印象。

——引自延边人民出版社《人人都能成功》

　做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。那么文秘应该如何做好出差日程安排呢，一起来看看!

　(一)国内出差

　出差前：

　确定出差目的和日期;

　确认总经理出差陪同人

　与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排(明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。)

　确定行程，预定机票(注意选择好航空公司、机型及班次)、酒店(选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等)、接/送机人员(明确接送机人的****);

　完善细致周到的日程表(时间、地点、对方参会人、议程等)(见范例)。

　根据总经理的习惯，准备出差用物品(见物品携带表)。

　拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件(财务部等)。(见范例)

　出差中

　在第一时间掌握总经理到达后的****，必要时通知授权人及其它相关人员。

　根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的'业务进展情况;

　配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。

　根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排;

　出差后

　及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展;

　出差资料整理(包括资料、名片、会谈备忘)，根据需要转发相关人员或存档;

　向总经理认为有必要的合作方致感谢函。

　各种差旅费用报销;

　跟进业务后续事宜;

　(二) 国外出差

　出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点：

　根据公司最新业务情况准备PRESETATION (中/英文)，与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。

　机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型;

　注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带;

　根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物;

　准备当地的地图及国家风情资料;

　确认对方还是我方提供翻译服务;

　回国后向邀请方致谢。

　(三) 陪同出差

　陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：

　登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续;并再次确认接车人;

　到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理;

　每日及时核对本日及第二天的日程安排;

　提前设置清晨叫醒，并安排早餐;

　根据当天的日程安排落实车辆;

　及时提醒并事先落实各项安排;

　携带总经理名片、必要的会议资料(报告稿件、会面备忘、采访提纲);

　注意建立各种客户关系(包括政府领导、合作伙伴、媒体记者)

　着装要求：大方职业装、着淡装;注意言谈举止;

　出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。

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