对《原始地质资料立卷归档规则》的理解和认识

张梅芬

（青海省国土资源博物馆　西宁　810001）

摘要　本文通过对原始地质资料立卷归档中的新、旧办法的对比分析，加深了对《原始地质资料立卷归档规则》理解和认识，并在实际工作中得到了很好的应用。

关键词　地质资料　电子文件　立卷　归档

原始地质资料是地质工作中取得的第一手数据资料，具有原始凭证性和不可替代性，是成果地质报告编写的基础，是进一步开展地质工作的重要依据。国家档案局于2008年6月20日发布了《原始地质资料立卷归档规则》（以下简称《新规则》），作为中华人民共和国档案行业标准已于2008年9月1日正式实施。

本人通过认真学习对《新规则》有如下理解和认识。

1 新的术语和定义

新的术语和定义包括：原始地质资料、地质档案、电子文件、立卷归档、案卷、件等。

2 归档范围和分类标准

2.1 归档范围

《新规则》把地质工作中形成的具有保存价值的原始地质资料均列入归档范围，强调了归档的原始地质资料应具有保存价值。

2.2 分类原则

《新规则》根据原始地质资料的形成规律、形式特征和内在联系，将案卷内的原始地质资料划分为10类。要求每一件原始地质资料按有机联系只能归入其中一类，不应增设类别（表1）。

2.3《新规则》类别

成果底稿、底图类（代字/代号：底/D）：成果报告正文、附图、附表、附件、数据库和软件、审批文件等，为新旧类别中底类赋予了新的概念，并将各类数据库和软件纳入底类管理。

测绘资料类（代字/代号：测/C）：测绘设计、观测记录、计算资料、测绘成果、验收文据等。

野外地质观察类（代字/代号：观/G）：野外地质调查图件、观测记录、照片及底片、工作总结（小结），相关质量检查记录等。排序：在同一个项目中有区调、物、化探、矿产、水文地质工作的，区调→物探→化探→矿产→水文地质。

勘探工程及现场试验类（代字/代号：探/T）：地质工作中的钻探（井）、坑探、槽探等地质工程资料，各类野外试验资料，相关质量检查记录等。按浅部至深部工程排序：剥土→槽探→小圆井→浅井→竖井→斜井→平硐→穿脉→沿脉→石门等。

表1 地质档案新旧类别划分对比表

采样测试鉴定类（代字/代号：样/Y）：各类样品的采样记录→测试成果→相应的总结报告。质量检查记录→分析报告→送样单→登记表等。

试油、试采、采油类（代字/代号：试/S）：油气勘探与开发中试油→试采→采油形成的各种资料。

仪器记录及动态资料类（代字/代号：录/L）：各种仪器记录形成的，以图纸、照相图纸和底片、磁盘（带）等介质保存的原始数据→各类地质长期监（观）测点的位置图→观测记录→动态曲线等材料。

航遥影像类（代字/代号：像/X）：遥感→航空摄影测量过程中所形成的照片→相片资料等。

中间性综合资料类（代字/代号：综/Z）：室内整理→数据处理形成的中间性成果→相关质量检查记录→成果报告未附的各种综合图件等。

技术管理文件类（代字/代号：文/W）：立项文件→设计书→指示性文件→重要技术措施材料→质量体系运行的相关文件→申报奖励材料→原始地质资料验收合格凭证→成果报告汇交合格证等。

备考表：项目来源、项目周期→项目实施、成果报告终审文号及等级→立卷依据→缺失资料的原因等。

由表1可以看出，《新规则》打破了不同专业和技术方法之间的分类界线，依据地质工作方法和程序及原始地质资料的形成规律、特征和内在联系，划分为10类，使案卷内原始地质资料的类别划分更加规范，具有较强的可操作性和通用性。

3 立卷归档要求

立卷归档工作是原始地质资料管理工作的重要组成部分，《新规则》为适应地质工作多元化和电子文件的产生，对立卷归档提出了更加具体的要求，使地质档案立卷归档更加标准化、规范化和制度化。

3.1 立卷归档的基本要求

（1）归档的原始地质资料要齐全完整。每件内容要素构成应完整并符合地质工作规范要求，责任签署完备，应反映一项地质工作的全过程；中途停止或阶段性完成的地质工作也应按本标准要求立卷归档，并在备考表中注明工作中断的原因和原始地质资料可供利用的程度；收集的地质资料已为地质工作所利用，并转化为该地质工作原始地质资料的应立卷归档；合作开展的地质工作，由主要承担方（或合同约定一方）负责该地质工作原始地质资料的立卷归档；协作方应将需归档的原始地质资料送交归档责任方归档，以保持其完整性。

（2）对原始地质资料要进行密级确定。原始地质资料的密级、保密期限由原始地质资料形成单位依据国家有关保密规定确定并标注。

（3）归档的原始地质资料应规范整饰。原始地质资料的格式及规格大小应符合有关地质工作规范和归档保存要求。原始地质资料应字迹工整醒目、图面清晰美观。每一案卷内地质档案文件目录放在首位，地质档案文件目录及备考表不编件号。

（4）对归档的原始地质资料要进行验收。地质工作结束（包括中止）后3个月内完成立卷工作，并向地质档案部门移交。地质档案部门验收合格后发原始地质资料归档合格凭证。

3.2 纸质文件材料立卷归档的一般要求

（1）报告正文、附件的幅面一般采用国际标准A4幅面纸，附图册和附表册幅面可为A4、A3幅面纸，大幅软质图件应按国际标准A4(297mm×210mm）折成手风琴式，图面朝里，责任栏（图签）朝外。

（2）野外记录应使用适于野外记录并利于长期保存的书写材料，对点号、岩层产状、地层代号、厚度、长度、面积、体积及坐标等重要数据、重要地质现象素描图、采样符号以及各种图件均应着墨。

（3）成册（本）的原始地质资料应有封面、扉页、目录页及页码等，扉页应包含题名、责任人及完成时间等。装订不应使用易锈蚀及易老化的材料。单册厚度一般不宜超过20mm。

（4）图件的右下角应有图签，图签内容包括题名、图号、顺序号、责任人、完成时间等。多拼的图件，在最后一张图的右下角应有图签，其余各张图可仅附图名、图号及顺序号；顺序号应按从左到右、从上到下的顺序排列。

（5）归档的每一件原始地质资料应在右上角加盖档号章，图件在责任栏（图签）附近加盖档号章。案卷封面式样、案卷脊背式样、档号章式样、装具式样及原始地质资料页号编制可参照GB/T 11822有关规定。

3.3 电子文件立卷归档的一般要求

（1）对归档的电子文件要重新组织。电子文件的数据组织形式，应根据资料类别、数据成果特点、成果单元构成形式或参考利用方式而定，以方便地质档案管理和利用。

（2）电子文件应采用光盘储存。同一案卷（或类目）的数据应以文件夹形式存储在一张光盘（磁带、磁盘等）内。若一张光盘（磁带、磁盘等）空间不够，可存储在多张光盘（磁带、磁盘等）上。

（3）归档电子文件的载体要求。光盘应无划痕、斑点、霉变、变形等损伤，应能在通用读取设备上正确读取，且不携带病毒。存储电子文件的载体上应附有外标签，标签内应填写地质档案案卷号、载体号、题名、写入数据的日期等。

（4）电子文件所提供的信息应齐全、完整、准确。电子文件一般不加密，如果加密，应将密钥同时归档。电子文件不宜压缩存储。应采用通用标准格式，便于数据交换和共享。

4 应用效果

《新规则》的应用首先应该在充分理解和把握的基础上进行，只有全面掌握了《新规则》的分类原则和具体要求，才能更准确地对原始地质资料进行分类和填报相应的“地质档案文件目录”。

4.1 提高分类的准确性

因《新规则》适用于各种地质工作方法所形成的地质资料，通过相互学习交流，无论新、老地质资料管理人员均能较好地掌握《新规则》要求，并对原始地质资料能够准确分类和立卷归档管理。

4.2 促进立卷归档工作

原始地质资料的立卷归档应贯穿于地质工作全过程，才能确保原始地质资料能够全面、系统、真实地反映地质工作全过程及其所形成的各类文件材料。通过立卷归档工作可以检查提交的原始地质资料是否齐全完整、有关信息是否按规范整饰（主要包括图件折叠、文字、图等符号的着墨、报告封面、扉页、目录页、页码、图签、档号章等是否符合规范）、电子文件归档是否齐全完整有效等。

4.3 体现立卷归档的重要性

（1）省级馆藏机构一方面可根据汇交单位提供的“地质档案文件目录”和原始地质资料验收合格证，掌握各汇交单位原始地质资料的全部内容；另一方面与提交的项目成果地质资料进行对比，对未作为成果地质资料汇交的重要原始地质资料要求其汇交，确保重要原始地质资料的汇交和利用。

（2）省级馆藏机构可利用汇交单位提交的“地质档案文件目录”建立原始地质资料目录数据库，搭建原始地质资料目录信息共享平台，以提高原始地质资料利用率，避免工作重复，减少资金投入。

5 结论

《新规则》对原始地质资料有了较为全面的诠释，系统揭示了地质工作各个阶段所形成的地质资料，便于掌握，可操作性强，在实际工作中发挥着重要作用。

一,分类调卷

我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,公司管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动.有些单位是按部门分类,这样产生的后果是如果部门进行调整,工作性质有交叉后,不利于档案分类的连续性.

将兼职档案员所立案卷认真检查,按分类方案比对调整后,再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整.

二,装订

一般按一份文件为一件进行装订,批复和请示可装订为一件,若太厚也可分为两件,同样,正文和附件,正本与草稿,来文与复文都可视情况分别装订.不过在文件排序时就应相对集中放在一处,若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后,不必改动前面的档号.

在装订方式上,可用不锈钢订书钉装订,若过厚,才采用三针法线装.

三,加盖档号章,编页码

在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章,填写其中内容,内容包括全宗号,年度,室编件号,机构或问题(分类号),保管期限,馆编件号六项,这里着重是室编件号的填写,室编件号一定要从不同分类,不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号,比如永久保管综合管理类档案有10件,那么就从"001"编至 "010",长期保管综合管理类有档案10件,那么又从"001"编至"010",这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入,而不影响前后其它档案的档案号.

逐件从"1"编页码.

四,录入

将文件目录以"件"的方式录入计算机,以便查询.

五,档案盒

根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒,原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内,但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内,在盒脊处"机构(问题)"栏处相应地标明多个分类号.

六,备考表

将备考表填写好后放入每盒的最后页.

经过上述五个步骤,一年的文书档案就整理完毕了,显而易见,新方法整理档案有如下优点:

1.整理方便快捷.每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底,拟写50字以内的案卷标题,用线装订的时间,档案整理的效率提高了.

2.利于保密.新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密.

3.充分利用档案室保存空间.取消了案卷封面封底,而且可以多个分类档案放入同一卷盒中,这样充分利用了档案盒的空间,进而节约了档案室的保存空间,随着日后档案的增加,这一优势会更加明显.

4.容易调卷.分类错误或档案进馆时,档案存在调卷的问题,案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦,而且容易破坏档案,而调整件盒级组卷时,就只须改变一下排列件号,相对容易了许多.

5.查阅方便.在计算机中输入关键词进行查询,更为快捷直观.

缺点:新方法要求将档号章直接盖在档案上,这个做法我认为有些不妥,值得探讨!

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