笔杆子材料：写作技巧之如何写好日报、周报、月报（一）

笔杆子材料：写作技巧之如何写好日报、周报、月报（一）

如何写好日报、周报、月报

无论是做文秘还是作为单位的笔杆子，或者普通职员，经常会碰到单位要求写日报、周报或月报。那么一份优秀的日报、周报、月报需要展示写什么内容呢？

无论日报、周报还是月报，其目的还是一定周期内工作结果和过程的汇报总结，因此，优秀的工作汇报需要清晰的展现出你做过的或者涉及到的项目，把项目开展进度、过程、结果以及下一阶段的工作计划呈现出来。

目的有了，那么我们该如何写好日报、周报、月报呢？

最简单的方法便是套用简单的模板，将工作重点注意罗列出来，在大标题、小标题、正文的结构下用简洁干练的语言描述一遍。如果你希望脱离这种简单常用的内容罗列法的话，请继续向下看，我教你如何详细组织内容，优化样式。

第一，明目的

做任何事情，首先需要弄明白的就是做该事项的目的，日报周报也不例外，因为你写这些东西的目的不在这件事，而在于这件事所带来的影响。所以，在你开始写之前，先思考一下，为什么单位要求你写日报，周报，月报的目，为什么要你，内容应该展示什么样的信息。

一般，这些信息最直接的目的便是帮助领导根据你的工作开展进度来做判断，基于这些汇报信息做下一阶段的工作节奏、工作方向、方法和策略的调整。其次，你所提报的工作结果和成果数据还可能是你的直接领导用来评价你工作质量和工作表现的依据。

第二，写给谁

你可能会想，前面不是说过了么，日报、周报和月报就是写工作进展和工作结果，为什么还要搞清楚应该汇报什么内容？

其实不然，这一点还非常重要。如果你写的是领导熟知的信息，那么你就是在干无用功，如果领导本想了解或者特别希望呈现的内容你没有想到，那么你还是白写。

因此，这一步是非常重要的，你需要知道你把日报、周报和月报提交上去，会有谁看，他想看什么？这个对象明确出来了，那么你也就知道了应该用什么样的结构和语言来呈现内容了。

另外，如果是领导已经了解清楚的信息可以简略出现，或者一带而过，如果是不确定领导有没有了解过的内容，那么最好用精炼的语言说清楚这部分。

第三，立重点

领导一般事务都会比较多比较杂，能够完整查看日报、周报、月报的时间会比较紧张，因此你需要将重点放在开头，特别需要提醒的地方可以特殊标记出来。

写各事项的时候，最好是结论先行，然后再逐步给出这个结论的支持论据，而不是先做一大通分析，最后才给出结论。有时候，领导需要的只是你的结论，如果他需要数据支持，需要你的推理过程，他会去向下查看的。

第四，套模板

如果单位有通用的日报、周报和月报模板，那最好直接套在这个模板当中去写。特别是在做项目进度或者有很多数据要呈报的时候，原有的模板是非常必要的，因为大家都用一个模板，也就是采用了一套通用的语言进行交流，互相之间带来极大的工作便利。

第五，呈送方式

有的人可能习惯于用即时通讯工具交流，会将日报、周报、月报直接在微信或QQ上敲成文字直接呈送了，这是非常不好的。你应该做到的是，即使领导让你用微信先发过来，你也应该在微信发过去之后在邮件或者办公系统中发送一份。因为微信类的即时通讯工具不利于发送或打开数据类或表单类的文件，其次就是微信以信息流的方式呈现，你5分钟前发的信息，可能领导已经不容易找到了。

第六，写摘要

如果你需要汇报的内容比较多，最好在前面有一个精炼的摘要，全部汇报的结果和重要数据在前面呈现出来，再展开详细的说明和论证。可能领导看完摘要已经不需要向下仔细阅读了，也可能因为摘要引起了领导的关注，反而仔细去查看详细信息了。

需要注意的是，写摘要的时候，尽可能使用简单易懂的方式来表达，即使你做的事情非常专业，因为专业的术语他人阅读的时候是有一定困难的。

第七，注意段落结构

写任何文章材料其实都需要注意这一点，段落结构需要过渡合理，衔接自然，不要出现太突兀的情况。

每一个段或部分应该只写一个主题，围绕着一个点论述或说明，不要在说这个事情的时候写着写着还在说其他的事情。

最后的话

以上和大家分享了写日报、周报和月报的内容组织部分和结构组织部分，下一篇会和大家分享一下日报、周报和月报语言部分的思考。

期待收到你反馈和回复，更期待你的进步！

最近网传阿里取消周报，引用一则阿里巴巴员工在脉脉上的职言：

“为了写好周报，我每周都要挖掘一下竞品公司的业务动向、上市财报、股市表现，然后复盘一下集团战略以及团队发展脉络，最后研读几本心理学书籍内观一下自身思想变化。”

“开始写之后，先打一个底稿，再根据金字塔原理拆一下核心逻辑，检查表达是否通顺，本周工作是否描述完整，进展是否支撑了团队方向，观点是否简洁有力。”

“最后，再加上一周以来对全行业、集团和团队、以及个人身上的技术和业务的深度思考，最好可以旁征博引，加几句阿里土话起到画龙点睛作用。最最后，再以六脉神剑的视角，审视一下行文是否流畅，主题是否鲜明且统一。”

当然，也可以理解为什么现在的员工为什么这么讨厌日报、周报，数据量大，手工输入累，流于形式又浪费时间。

写周报这个场景是几乎每个职场人都会经历的。对于分析师或者工程师来讲，日报、周报、月报是常规的工作，时间久了难免会出现怀疑这类工作存在的意义。

华为创始人任正非就曾说过：“一切向作战靠拢，所有形式主义的不增值管理都应该消亡。”针对日报和周报，我认为批评的是流于形式的日报、周报，而不是那些实际上经过思考的日报和周报。

讨厌写周报有各种各样的原因，比如以下几点：

1.不知道写什么，该不该写

每周的工作混乱又零散，好像做了很多事，但真的回忆起来，又没有什么实际的产出。要么就是做了想不起来，要么就是根本不知道做的这件事应不应该写进周报。

2.做了很多事，但书面表达能力差

很多技术型的人才，只知道埋头苦干，明明做了很多事，但打开Word盯了半个小时，一个字都没敲上去。苦于自己表达能力弱，写作能力也差，或者是从内心就抵触和抗拒表达这件事。最后能逃避就逃避，要么不写，要么随便写几个字应付过去。

3.不喜欢按照模板写

不喜欢按照模板和条框做事写总结。做了的事就是做了，为什么还要再按照一定的逻辑进行梳理和总结一次呢？这种条条框框的规则，实在是浪费时间，还不如按照自己的想法怎么高兴怎么来。

4.认为写周报就是作秀，讨好领导而已

很多PM觉得，每天自己都已经很忙了，领导还要让交日报周报，如果这位领导的口碑风评不太好的话，那PM们更会觉得写周报是领导在故意刁难了。而且，自己每天勤勤恳恳，从不摸鱼打诨，为什么还要写周报？领导看不到我每天都在努力工作嘛？

5.写完领导也不看

有的PM最初是非常认真的对待日报和周报的，但是后来发现，每次写的报告领导都不Care，甚至连看都不看，这让PM们感到没受到重视，因而开始懈怠，很容易产生“反正你又不看，我还写这个干嘛”的想法。

6.其他原因

懒......时间不够用......忘了......每周996高压工作，一到周末只想放空自己，躺床上睡觉......

日报 经常是 以监督为目的

常以表格形式出现，那你就清楚一个点就行，那些指标需要我们做监督，比如一个表有累计用户数、有新增用户数，那其实日报中大家更关注新增用户数，最好的方式就是：

1、剔除变化波动较大的，比如ROI，受每日活动的影响太大了，提取与KPI结合紧密度高的指标，比如累计用户数和新增用户数的取舍，累计可以直接给出一个总数即可。

2、日报不是把所有的数据都放在一个表格里，而是要根据指标的分类进行拆分，比如很多人一个表里面既有用户数、又有收入规模，还有消费等，这时候要体现表之间的逻辑关系。

周报经常是以发现问题为目的

都知道日变化有时候并不能说明问题，而这时候周报的作用会更大。

比如某指标已持续下降X天，或者同周期内，自我对比、与竞品对比，都出现不同程度的下降，这时就要引起大家的注意了，这类问题要更多的体现在周报中，以便大家及时调整，还来得及。

周报常常以表格和图表的形式共存，多数以图表的形式出现，目的就是用图表的方式引起大家的注意，更加准确的发现问题。

月报主要是以汇报为主

说白了就是要求指标大而全，知道过去一月我们各个指标的表现状况，都干了那些漂亮的事情，需要改进的地方有哪些，下一步如何做，KPI是否提前调整，方向是否调整等。

1.项目整体进度

项目进度包含了整体项目的进展情况，因为很多项目都是阶段性的，有的时候为了节省成本，好几个项目会同时进行。作为项目经理，就要能从整体上把握项目进度，并且清楚分阶段的进度情况。同时也是为了让干系人都能及时获取项目的整体进展，对齐目标。

2.本周工作进展

除了清楚了解整体的项目进度外，另外，每周的关键任务进展也需要清楚。因此，在项目周报中，要明确每一件事情的任务名称，进展状态，完成或计划完成的时间。这里建议使用一些项目管理软件，让大家直观、清晰的了解任务情况。

3.本周主要问题和变更

项目周报最重要的作用是，将目前项目遇到的问题显露出来。很多时候，项目的推进不会是一帆风顺的，总会遇到各种外部或内部的一些干扰因素，比如技术缺陷、需求变更、开发延期等等。这些都需要分门别类的清晰的记录到周报中，用来总结和提示，为的是后期避免发生同样的问题。

4.下周工作计划

周报中另一个重要组成部分，就是下周工作计划。虽然我们在项目一开始的时候，会制定一个最初的计划，但是随着项目的进行，计划也可能会随时调整。因此，需要每周重新审视项目计划，让大家随时更新和明确下周的工作计划。

5.项目风险控制

这个并不是一直都会出现，但是每周定期审查复盘，就是为了将风险变得可控。不管是人员变化，还是时间推迟，都需要及时做出调整，以保障后期项目的顺利进行。

周报是项目沟通中的例行报告，可以梳理项目的进度，同步项目的最新进展和效果，沟通遇到的问题，获得干系人的反馈。

本篇将从 周报的3个主要部分、沟通的3s原则和撰写周报的4个要点 进行介绍。

周报的3个主要部分

1.本周工作情况

围绕本周工作描述，包括三个部分：

A. 反馈本周在可交付成果方面取得的成果

B. 任务完成度是否符合预期，未达预期的原因

C. 项目整体的健康程度和完成百分比

2.遇到的问题

定期梳理遇到的问题和解决方案对成功完成项目是大有裨益的，周报中应主要包括：

A. 公开问题：本周出现的新问题及解决方案，之前发现的问题及其管理策略的状态更新

B. 未决风险：本周出现的新风险，及处理这些风险的管理计划

C. 协调请求：本周未解决的问题需要哪些相关方的协调帮助

3.下周工作计划

明确下周的工作重点和优先级，以更合理地管理时间，可以参考以下步骤：

A.列出下周的关键任务

B. 明确各个任务的产出目标

C. 评估任务量，计划时间分配，明确时间节点

高效沟通的3s原则

周报的目的在于沟通，沟通的3s原则： simple（简洁）、specific（明确）、soft（非对抗性） 也适用于周报：

1. 简洁，关注「核心信息点」，拒绝冗余信息

2. 明确，保证信息有效传递

3. 非对抗性，寻求共同的目标。

撰写周报的 4个要点

从沟通的3s原则出发，归纳撰写周报时的4个要点。

1.注重产出，而不是过程

在写项目周报时，一定要谨记一个原则： 结果导向 。所谓结果导向，就是你要展现出你做成了什么，而不是你做过什么。

2.核心内容优先

因为利益相关方可能并不会仔细的阅读整篇报告，所以一定要把核心的部分放在报告的开头，这样可以保证相关方获得最重要的信息。

3.使用数据图表

除文字外，多使用数据图表。数据更有说服力，也比文字更直观，尽可能的运用视觉效果，比如进度表、甘特图、燃尽图等。

4.?非对抗性的两点实践

本周工作中有争议的部分描述，要寻求共同的目标（比如项目目标）。需要请求相关方帮助的部分描述，可采取诉诸利益的形式，告诉对方这样做对对方、项目整体有什么帮助。

说实话，我也挺厌烦写周报的，每天干的活儿都差不多，程式化的流水账，这有什么好记录的呢？

但是，当我开始不把周报当成一个任务，而是当做一个自我提升和总结的工具后，我发现，写周报其实用处真的还很大的。

写周报不是为了“交差”，而是为了能从周报中看到自己的不足，改进自我，让自己变得更优秀。我们很容易陷入到日复一日的工作惯性中，忘了思考工作背后的真正价值。写工作周报可以很好地倒逼我们思考这个问题。多说一句，周报除了是一个很好的自我总结外，还是一个被领导看见的方式。通过提交周报，增加和上司沟通的机会，从上司那里争取资源和帮助，展示自己的工作价值和成果，争取更多的机会。

身边的一位资深的项目经理说，很多人都不重视周报，其实周报的价值远远超出的大家的想象，甚至会成为人生经历的一种沉淀。如果你有写日报周报月报的习惯，坚持几年，每一次回头看，都会让你有新的感悟。这是结合你过去的所有经历和独立思考之后产出的智慧，是你亲身实践之后的成果，是你最值得保留的财富。

要想写出一篇优秀的项目周报并不是一蹴而就的，在了解相关的方法和技巧之后，更需要的是刻意练习，积极思考。

1、严格控制字数，不写流水账

周报都叫「报」了，首要的功能当然是汇报工作，汇报工作只把重点工作写上即可，无需罗列日常事务。

每周，我们会用语雀话题知识库建立一个周报话题，在内容说明中详细标明：不要记流水账，尽量在800字以内。（对于日报，我们的字数限制是 200 字）

限制字数以后，大家不会再凑字数，而会想办法精炼内容，突出重点，也方便其他人阅览。

2、划重点，标明关键项目进度

撰写者讨厌写作文，阅读者也讨厌做阅读理解。为帮助阅读周报的同事快速了解重点，我们会为工作内容划重点，标明关键项目当前是已完成还是待完成，用「列表」和「标签」简单排版就可以让周报层级错落有致，重点突出。

3、不赘述，不做复制粘贴搬运工

过于详细的项目细节不做赘述，有需要大家了解的前情可以将相关文档或者表格「嵌入」到周报里，保持周报内容精炼。

4、多讨论，写给团队的周报

在语雀团队，周报并不仅仅是「写」和「交」两个动作，更重要的是交完周报之后的讨论。

在周报里，大家会聊一聊本周的所思所想，可能是工作相关，也可能是生活中的一些细节，其他同学对这些话题感兴趣，也会在周报下跟帖，深入讨论。

这时候，团队周报并不只是下属对上级的一对一的单线汇报，更多的会话交织在团队成员当中，不同职责和背景的同学一起探讨各种各样的话题，经常能带来更多碰撞和启发。

5、常回顾，写给自己的周报

周报是写给老板的，也是写给同事的，更是写给自己的。

我们用话题知识库收集周报时，可以自动汇拢整理自己提交的周报内容，常回顾，翻一翻，能看到自己一点一滴的成长。

部分观点引用

@Mia Tang

https://www.zhihu.com/people/ONES-AI

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