秘书常识：事务文书（一）

概述

事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体，是应用写作的重要组成部分。

由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。它与狭义公文(行政机关12类13种，党内机关14种)的区别在于：一是无统一规定的文本格式；二是不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；三是必要时它可公开面向社会，或提供新闻线索(如简报)或通过传媒宣传(如经验性总结、调查报告等)。

简报的写作

简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。其特点是文字短、内容新、反应快、形式活。

一、简报的类别

简报的名称很多，常见的有《××简报》、《××简讯》、《××信息》、《××动态》、《××通报》、《××通讯》及《内部参考》、《情况反映》等。 从不同角度对简报有不同的分类，按内容来分，可分三种。

1、综合简报

它全面、综合反映编发单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况。综合简报多常年定期编发，例某高校党委、校长办公室编《××工作动态》。

2、中心工作简报

它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。中心工作简报多在一定时期内不定期制发。例某市委路线教育工作领导小组编发《路教工作简报》。　3、会议简报

它报道会议概况，反映会议交流经验和探讨的问题，传达和贯彻会议精神和决议。会议简报用于大中型会议，视会期长短及规模在会议期间可只编发一期或多期。例某校学代会秘书组编发的《××学代会简报》。

简报的编写　(一)报头

简报首页上端1／3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：①、简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷；②、期数，印于简报名称正下方；③、编印机关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处(组)，要求用全称或规范化简称印于分割线左上方；④、编印日期，印于分割线右上方，要求年月日齐全。除以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级(或使用范围和要求)等要素。

(二)文稿

根据文体性质和文稿来源，简报的体式可分四种：一是报道体，它及时、简明、准确地叙述、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。其文体十分类似动态消息、动态信息；二是汇篇体，这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体，其信息量大面广，能做到点面结合反映全局性情况；三是总结体，其文章即一般意义的总结，但内容有典型性有推广价值，编入简报能发挥其指导一般的作用；四是转引体，即将他单位有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。

1、按语

按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。按语的位置在报头下，标题前。它视需要而使用，并非每篇必有。一般在转引体、总结体及重要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。

按语可分三种类型：一是题解性按语，它类似前言，主要对文稿产生过程、作者情况、主体内容作简要介绍；二是提示性按语，它侧重于对简报内容的理解揭示或是针对当前实践应注意事项的提醒；三是批示性按语，它往往援引***原话或上级机关指示结合简报内容对实际工作提出批示性意见。

2、标题

根据简报的体式，标题也有不同写法。动态性较强的内容多采用单行式新闻标题，简短明快地交待事实、揭示中心，在总结体简报和其他体式简报中，一般使用文章化标题。

3、目录

简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。如是一组文章，则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇文章。

4、正文

因体式各异，简报正文格式相去甚远。报道体、汇篇体类消息结构往往前有 #秘书考试# 导语，后有主体、背景等；总结体可完整地将“总结”刊于简报；转引体则因所引文章不同，正文或可能是片断章节，也可能是整篇文稿。

(三)报尾

在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简报的“报、送、发”单位名称，右侧注明本期印数。

计划与总结的写作

一、计划的写作

计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排的事务性文书。

(一)计划的种类

从性质、内容、时间等角度可划分出不同种类的计划。从形式分有以下三种：文件式计划，分目标、要求、措施、步骤等环节，写作严谨具体，内容重大并有一定篇幅；条文式计划，以列出任务为主，较少涉及措施、步骤等；表格式计划，通常用于项目较多又具共性的内容，有时辅之适当文字说明，使计划简洁明了。

计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。

规划　是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划。例：《××市城市建设总体规划》。

纲要　和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标对某个地区或某一事项作出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。例：《××市2000年经济发展纲要》。

设想　是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相对来讲，其适用时限较长。例：《××市拓展就业安置门路的设想》。

打算　也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想，它的内容范围不大且考虑近期要做的。例《××学校争创文明校园的打算》。

要点　是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较短的计划。例：《××局19××年工作要点》。

方案　从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体周密有很强可操作性的计划。方案一般适合专项性工作，其实施往往须经上级批准。例：《××市住房分配制度改革实施方案》。

意见　属粗线条计划，它适用于上级向下级布置工作任务并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。例：《××公司关于下属企业19××年扭亏增盈全面提高经济效益的意见》。

安排　是短期内要做的，且范围不大、内容单一、布置具体的一类计划。例：《××系第×周工作安排》。

(二)计划的写法

1、标题 计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征求意见稿、送审稿等。如《××市19××年再就业工程实施方案(讨论稿)》。

2、引言 计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。

3、主体 如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。

目标与任务　首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务具体化、明确化。

办法与措施　以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计划可操作性的关键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。

时限与步骤　工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作有序，执行无误。

4、落款 在正文右下方署名署时即可。

文字稿本包括什么内容？作用如何

文学文体（童庆炳）

一谈到文学文体，许多人就以为是讲文学体裁，因为人们通常把诗歌、小说、散文、剧本理解为文学文体。1990年我开始了对文学文体问题的研究，我在研究中发现，英文lStyle一词可以翻译成文体、语体、风格、格调、笔调等。中国自魏晋南北朝以来的“文体”论也不仅仅是指文类。文体绝不等同于文学体裁或文类，它有着丰富的内涵。那么什么是文学文体?我们如何来理解文体?文体对于文学创作有何重要意义?这就是这篇文章要讨论的问题。

一、艺术文体的重要性

文体的选择和运用对于作家来说是十分重要的。可以说，作家一旦决定了写什么，在动笔写的那一刻开始，创作的整体过程都是在营造文体。在我看来，一部小说的题材并非特别重要，重要的是怎么写。换言之，如何去营造艺术文体，如何通过艺术文体把自己刻骨铭心的体验揭示出来，是创作成败的关键所在，也关系到对文学的特性的理解。

曾有读者问托尔斯泰《安娜·卡列尼娜》写了什么，托尔斯泰回答：“如果要我用文字来说明我在小说里要表达的是什么，那么我就只好将这部写好的小说重新写一遍。”实际上，托尔斯泰完全意识到他的小说和他的小说文体是不能剥离开来的，如果谁要想把小说的文体剥离开，来说明这部小说表达了什么，那就等于毁坏了这部小说。同样的道理，我们不能给杜甫的“三吏”“三别”写内容提要，因为如果剥离了杜甫诗歌的文体来说明他的诗歌写了什么，那这已经不是杜甫的诗歌了。有的小说，所写的题材是很琐屑的，如汪曾祺的《受戒》，写一个小和尚与肩旁一家一个小姑娘的朦朦胧胧的爱意，内容很简单，这篇小说之所以获得成功，就在于作者的文体创造，作者用诗意的、隽永的语言描写种种人物和情景，营造了一种具有魅力的艺术文体，让读者回味无穷。鲁迅写了《呐喊》《彷徨》两部小说，有人称赞他为“文体家”，鲁迅感到由衷的高兴。在艺术文体不可从内容中剥离出来的意义上看，有不少作家和学者都说：诗是不可翻译的，甚至文学是不可翻译的。为什么?因为一部文学作品有三大要素：思想感情、语言和文体。仅有思想感情没有语言的传达，那么思想感情再好也表现不出来；但用语言把思想感情传达出来了，却缺乏艺术文体，即不知如何艺术地运用语言去传达，那结果也不能成为艺术。翻译诗之不可能最重要的就是不可能把原诗的文体翻译出来。

一切艺术，其中包括文学，都是思想感情、语言和文体三者的有机统一。有没有文体，从作者的角度说，关系到创作的效果；从读者的角度说，关系到从作品中获得的印象，读者通过这个印象才能接触到作者，因此台湾著名学者徐复观说：“文体是作者与读者互相交通的桥梁”，“文学的自觉，同时表现为文体的自觉”。他说得很对。文体问题的重要性由此可见一斑。

二、文体是一个系统

中国古代文论有丰富的文体理论资源，但过去研究得比较少。直到20世纪开始后，人们开始更多关注文学的“内部”，古代的文体论才引起研究者的重视。

徐复观在他研究《文心雕龙》文体问题的论文中，首先把“文体”与“文类”(文学体裁)区别开来。他认为在曹丕的《典论·论文》中本来是把文体与文类分得很清楚的。曹丕说：“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽，此四科不同，故能之者偏也，惟通才能备其体。”这里的奏议、书论、铭诔、诗赋，是文章的分类，是依据题材的不同、用途的不同来分，与决定文章好坏的文体是两回事。曹丕特别指出这是“科”的不同。四科就是四类。“雅”“理”“实”“丽”乃是所谓“体”，即是“文体”。本来曹丕已经把文类与文体分得很清楚，但后人却把文类与文体混淆了。研究表明，徐复观把文体分成三个相互联系的方面，即体裁、体要和体貌。体裁即体制，如诗歌中四言、五言、七言、杂言等，体要则是指作品中的智性内容，体貌才是指作品所表现出来的作者性情、精神状态。徐复观认为体裁一体要一体貌三者是一个“升华的历程”，一定的体裁经过人的智性的加工，有了具体的内容，达成体要，再经过作者的性情、精神状态的灌注，这就有了“色”，就上升为具有艺术性的体貌。徐复观通过研究恢复了文体的原本意义，这是有价值的。但是他的解释缺少现代内容，例如语体、风格的重要概念就没有包含其中，这样就很难为现代所用。

我于上个世纪90年代初开始研究文学文体，并于1994年由云南人民出版社出版了《文体与文体的创造》一书，通过研究发现，不论在中国古人那里，还是在西方现代文论家那里，既不能把文体等同于文类，也不能把文体等同于风格。这一点与徐复观的研究是一致的。但我认为文体是一个系统，我给出了这样一个界定：“文体是指一定的话语秩序所形成的文本体式，它折射出作家、批评家独特的精神结构、体验方式、思维方式和其他社会历史、文化精神。就是说，文体首先是一种文本体式，如小说、诗歌、散文、剧本各有各的体式：小说必须是叙事的，其体制必须有一个故事；诗歌必须是抒情的，分行则是其体制要求的：散文则把抒情、叙事、议论融为一炉，但一定要有意思所在；剧本是以故事去展现矛盾，但其语言秩序是对话体。但仅有这种容易把握的体式还不是文体，文体的语言秩序中必须表现出作家独特的情感、性格、精神风貌，而这一切又必然是时代的、历史的、文化的精神的折射，这才是文体的全部内涵。

文体呈现为“文类－语体－风格”这样一个系统，这是一个升华的系统。

文类即文学体裁的分类，它是文体的起点与基础。一般而言，体裁分类的规范不是个人营造的结果，而是人类长期的文学实践的产物。以中国诗歌的体裁为例，唐代五言、七言绝句和律诗的成熟，是汉代乐府诗、魏晋南北朝不规范的五言和七言诗，经过几百年的实践才达到的。“五四”新文学运动又觉得旧体诗词太束缚人们的手脚，于是开始提倡写白话新诗，但经过近百年的努力，其语言体式的规范仍在摸索之中。现在有很多白话诗根本不讲体式，如不讲押韵，不讲节奏，也不讲诗情，什么都不讲，就是把一些话分行写出来。就拿新诗最早的提倡者胡适的《尝试集》来说，就仅仅是一些话。如他集子中第一首诗《蝴蝶》：“两个黄蝴蝶，双双飞上天。／不知为什么，一个忽飞还。／剩下那一个，孤单怪可怜；／也无心上天，天上太孤单。”这首诗字句也还整齐，也好懂，但如果把它与唐代的那些诗篇相比，就太缺少诗情画意了。多数学者似乎形成了这样的共识：白话诗第一是白话写的，要自由，第二要有诗情，第三要有意象，第四要有韵律或节奏，要根据这些基本的原则使新诗的体式逐渐完备起来。30年代以来，大家都看到了新诗存在的问题，有的作家还为此做过讨论与尝试，如鲁迅就说：“我以为内容且不说，新诗先要有节调，押大致相近的韵，给大家容易记，又顺口，唱得出来。但白话押韵而又自然，是颇不容易的，我自己实在不会做，只好发议论。”鲁迅是议论，闻一多就亲自尝试。他创造了一种以“音尺”为基本单位的新诗体式。如：

孩子们｜惊望着｜他的｜脸色

他也｜惊望着｜炭火的｜红光闻一多解释说：“这里每行都可以分成四个音尺，每行有两个‘三字尺’和两个‘二字尺’，排列的次序是不规则的，但是每行必须还它两个“三字尺”和两个‘二字尺’的总数。这样想来，音节一定铿锵，同时字数也就整齐了。所以整齐的字句是调和的音节，必然产生出来的现象。”闻一多的尝试和意见都很好，但如果人人都如此写诗，那么诗又会被带上镣铐，又不自由了，就违背了提倡写新诗的初衷。难怪毛泽东说：“用白话写诗，几十年来，迄无成功。”由此看来，_文学体裁体式的成熟，并不是容易的事情，而是长期探索和实践的结果。但文学体裁的体式的确就是文体的起点，一定的体裁要求一定的语言体式，即语体。

既然一定的文类要求一定的语体，那么语体又是什么呢?语体有广义和狭义之分。广义的语体指人们在不同场合、不同情境中所讲的话语在词汇、语法、语调等方面形成的特征。不同的场合所用的语体是不同的：正式的会议语体与日常家庭语体是不同的，商场语体与课堂语体是不同的，股市语体与学术研讨会的语体是不同的。婚丧嫁娶，不同场合，不同情境，各有各的语体。朋友、熟人见面也有语体，如现在约定俗成的语体就是“你好”“欢迎”“谢谢”“再见”等，与以前熟人见面就问“您吃了吗”不同。所以广义的语体是发展的变化的。狭义的语体指文学的语体，即与各类文学体裁的特征相匹配的语体。例如，文学中诗歌、小说和剧本虽然都是对生活体验的升华，但它们的体验的对象是不同的。诗歌是情感的体验，因此它的语体是抒情语体；小说是对事件的体验，因此它的语体是叙述语体；剧本是对生活冲突的体验，因此它的语体是对话语体。文学语体又可以分为规范语体与自由语体。上面所说的仅仅是一般的规范语体，这是容易掌握的。除了规范语体之外，还有更重要的自由语体。自由语体虽然要符合规范语体，但更多的是反映作家个人的情感特征、精神风貌、思维方式等创作个性，这_点与前面徐复观所讲的“体貌”颇为相似。汉代杨雄《法言·吾子篇》说：“或曰，女有色，书亦有色乎?曰有。”这里所谓“书”实则指文学作品。杨雄认为文学作品有“色”，即认为文学文体中有一种充分显示作家个性特征的那种具体的、独特的、有情趣的自由语体。例如郁达夫曾这样谈到鲁迅杂文的自由语体：“鲁迅的文体简练得像一把匕首，能以寸铁杀人，一刀见血。重要之点抓住了之后，只消三言两语就可以把主题道破——这是鲁迅作文的秘诀。”规范语体具有保守性和惰性，但自由语体则充分个性化，具有开拓性和革命性，是整个文体的生长点。

文类语体是指一定的文学体裁所要求的语体，自由语体是指作家个性化的语体。文类、语体和风格的关系是，一定的文学体裁要求一定的语体，一定的语体由于作家个性化的发挥，达到了极致，就形成一定的文学风格。风格是作家将语体，特别是自由语体稳定地发挥到一种极致，并与作品的其他因素有机地整合在一起形成的。风格的形成是某种文体成熟的标志，因此它是文体的最高体现和最高范畴。没有风格的作家其作品也就谈不到文体，其创作也就没有获得真正的成功。德国伟大作家歌德说：“风格，这是艺术所能企及的最高境界，艺术可以向人类最崇高的努力相抗衡的境界。”因此，他主张“给予风格这个词最高的地位”。

但什么是风格呢?有人说风格是一种语言形式；有人说风格是作家个性在文学作品中的自然流露；有人说风格是作家的内心世界和外在语体特征的切合与统一；有人说风格是经过批评家鉴定后可以辨认的一种格调；有人说风格就是人。我的理解是综合性的，我认为风格是文体的最高范畴，它是指能够引起读者的持久审美享受的、作家的创作个性在作品的有机整体中所显现出来的基本特征。也就是说，创作个性是风格形成的内在因素i作品的有机整体性是风格存在的基本条件；语体特别是语体的提升是风格得以产生的根据。

体裁→语体→风格是文学文体的系统，一定的体裁要求一定的语体，一定的语体被发挥到极致，即形成风格，风格最终成为文体的最高范畴。

三、文体在创作中的意义

文体作为文学的形式绝不是可有可无的事情。文体在创作中具有雕刻、塑形的力量。作家面对一股情感、一个事件、一种风景、一个细节，如何将它变成动人的艺术呢?这就要依靠文体的力量。文体雕刻、塑形的途径很多。限于篇幅，这里我们只简单地举例式地谈两点：、

第一点，“相反相成”。意思是文体与题材形成对照，从而变异出一种新的东西。我们当然要求文学作品的内容与形式高度统一，但问题是如何达到这高度统一呢?一般人总是认为喜剧的内容要与喜剧的形式相配，悲剧的内容要与悲剧的形式相配。其实，文学创作的实际常常是相反的。喜剧的内容配以悲剧的文体、悲剧的内容配以喜剧的文体，往往会取得更好的艺术效果。例如，鲁迅的《阿Q正传》，就题材或内容而言，是悲剧性的，可是鲁迅却用一种带有幽默感的喜剧笔调来写这个故事，让人们笑，又让人们笑不起来，深刻地揭示了辛亥革命虽然赶跑了皇帝，但并没有给人民带来利益，因为人民就像阿Q那样不觉悟。悲剧(题材)与喜剧(文体)相反相成，获得了出人意料的艺术效果。

第二点，“冷眼深情”。这是中国古代画论’中的一句话，意思是你画的画一定要蕴涵深厚的热烈的感情，可是你的艺术描写(即画的艺术文体)则要不动声色，尽量平淡客观，用一种冷色调去处理，结果是冷的色调会把热烈的感情衬托得更深刻、更动人。记得契诃夫在读完一位青年作家的作品之后，给这位作家写了信。信中说：“我以读者的身份给您提一个意见：您描写苦命人和可怜虫，而又希望引起读者怜悯的时候，自己要极力冷心肠才行，这会给别人的痛苦一种近似背景的东西，那种痛苦在这背景上就会更明显地露出来。可是如今在您的小说里，您的主人公哭，您自己也在叹气。是的，应当冷心肠才对。”中国当代一些小说家，例如刘震云，已经体会到这种艺术原理，写出了很好的作品。他的所谓“新写实主义”小说，如《新兵连》《官人》《官场》《一地鸡毛》都具有这样的特点，他不露声色地、看似冷漠地描写他的主人公和各种事件、场面，可对社会的责任感和热情却从字里行间显露出来。这是多么美妙的文体啊，可惜的是，刘震云后来转到长篇小说的创作上去却或多或少把这种文体丢失了。

公文“稿本”是指同一公文在撰写、审核、印制过程中形成的在内容、形式、作用上有所不同的文稿、文本。具体包括以下几种情况：一是草稿，是公文的原始稿件，供修改、讨论、审批用，按成熟过程可分为一稿、二稿、三稿……修改稿、讨论稿、征求意见稿等；二是定稿，即最后完成稿，它是文件的标准稿本，是印制正本的一句；三是正本，具体标准格式并签署或盖章；四是副本，亦称抄本，是正本的附件或复制本，主要供参阅、备查之用；五是存本，指留存的正本，备工作查考之用；六是试行本（或暂行本），一些法规性文件，在内容尚不成熟之时，先以“试行本（或暂行本）”颁行并使用；七是各种文字本，包括国内个少数民族文字和各种外文文本，必要时须规定标准的文字文本。

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