传统档案管理与现代档案管理的区别

一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

因此，关于归档与备份的区别，国内较大的行业和企业用户都比较了解，但对于IT应用历史不长、规模不大、数据量有限的企业来说，对于两者的区别可能就不那么清楚。

基础的存储应用主要包括数据备份与数据归档两个方面。归档的目的是实现历史数据和信息被系统、科学、长期地保存，以被公司决策管理、上级或第三方机构监管等用途。备份正好相反，其目的是数据的立即使用，以确保业务连续性，或者使业务中断时能够以最短的时间得到恢复。

近年来，西方国家发生了一些重大的企业舞弊案件，使得政府和整个社会都对企业数据资料的保存提出了更为严苛的要求，从而使数据归档的地位上升到关系到企业存亡和社会安定的高度。另外，早期计算机主要是处理文本数据，如今却要处理大量的多媒体数据，对存储容量和速度的要求已经发生了根本性的变化，企业在数据资料的保存和利用方面的投资越来越高，而归档是企业有效管理应用数据资料、降低成本的重要手段。

因此，从当今的数据归档应用来看，主要是解决好企业数据保存的法规遵从性和企业数据资产的有效管理两个方面的问题。

虽然数据归档与备份都属于存储应用，但在技术实现上有很大区别。在IT应用早期，磁盘阵列不像今天这么发达，磁带库是主要的备份技术。如今，硬盘越来越便宜，不仅磁带在备份中的应用减少了，甚至有人提出用磁盘阵列来做归档，全面取代磁带库。但是，由于磁盘阵列的技术特性所决定，存储在其中的资料都处在热状态。

这就是说，用于数据归档的磁盘存储系统不应该关机，其重新加电的过程也很复杂。而在提倡“绿色计算”的今天，长期开机很不利于能耗的降低。而且，几十年、上百年的资料，使用频度不一定很高，磁盘和磁带相比，成本效益就更加悬殊。所以说，对于数据归档来说，磁带库仍然是不可替代的最佳选择。

光盘存储也被认为是数据归档的一种手段，其特点是价格低廉，技术含量低，而且便于大范围分发。但是，其容量无法与磁带和磁盘相比，能够支持的应用也比较受限，因此并不适用于企业数据中心级别的数据归档应用。

我们都看到，在数据归档中应用ILM（Information Lifecycle Management，信息生命周期管理）的理念已经逐步被用户接受，这不仅能帮助企业从整体上改善其数据资产的管理，以最低的成本来实现大量数据的有效管理与高效利用。并且随着应用的成熟与现实的需求，我们发现数据加密、身份认证、虚拟化等技术也逐步走进数据归档的应用中，并且有效地提高了数据归档应用的效率，增强了数据安全性，大大降低了操作的复杂性和成本。

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